من الجيد أن يقوم الأطراف بصياغة وثيقة توضح أهداف الشراكة وأدوار كل منهم فور أن تبدأ الجهات الفاعلة الرئيسية بالمشاركة في فكرة أولية، لأن ذلك يساعد في توضيح النوايا ويكون مفيداً خصوصاً عندما يكون هذا العمل هو الأول بين هؤلاء الأطراف. يمكن أن تشير هذه الوثيقة بوضوح إلى اختيار منهج إشراك الأطفال. كما تساهم الوثيقة المكتوبة أيضاً في تغلب العملية على تحديات العمل من تغيير في الموظفين، خصوصاً لدى المنظمات التي تشهد معدل عالي من تبديل في الموظفين.
إذا كان المشروع لا يزال غير واضح وبالتالي لا يمكن توقيع عقد، فمن الممكن صياغة ذلك المستند بطرق مختلفة حسب السياق. مثلاً، يمكن أن يكون المستند عبارة عن خطاب نوايا أو مذكرة تفاهم أو رسالة واضحة على البريد الإلكتروني قد تكون كافية لبلوغ ذلك الهدف. يمكن استبدال هذه الوثيقة الأولية بعقد شامل أكثر في وقت لاحق، خصوصاً حين يتأمن التمويل.
إحدى الطرق الفعالة لصياغة الأهداف المشتركة وتحديد الأدوار هي عقد ورشة عمل مع الجهات الفاعلة الرئيسية.
يمكن أن تحتوي مذكرة التفاهم على العناصر التالية:
- الأطراف
- وصف الشركاء
- أساسيات الشراكة
- مسؤوليات الشريك ١
- مسؤوليات الشريك ٢ (أو الشركاء إذا كانوا أكثر)
- المدة
- الإدارة المالية
- أحكام أخرى (مثل سياسة حماية الطفل)
- معلومات التواصل من خلال تقديم معلومات شخص مرجعي لكلا الطرفين
- التاريخ والمكان والتوقيع
- المرفقات
