إن تخصيص الوقت لتحضير الأنشطة التشاركية يمكن أن يعالج بعض التحديات الرئيسية التي تطرحها العملية. يشمل التحضير للأنشطة: اختيار الأدوات، وتخصيص بعض الوقت من قبل الميسرين لتطوير علاقات ثقة مع الأطفال، وفهم تنوع الأطفال، وتطوير الأنشطة وفقاً لذلك. وكل ذلك يجب أن يراعي أن تجارب الأطفال واستجابتهم للنزوح قد تختلف من طفل إلى آخر.
يجب مراعاة أوقات ومسؤوليات كل من الأطفال ومقدمي الرعاية عند التخطيط لتوقيت الأنشطة. على سبيل المثال، قد لا تتمكن بعض المجموعات من المشاركة في بعض الأيام أو في أوقات معينة بسبب الدراسة أو العمل أو مسؤوليات رعاية الأطفال أو الممارسات الدينية. كذلك إذا كان النشاط يهدف إلى رصد استخدام المشاركين لمساحة ما، فإن العطلات الرسمية أو الوقت المحددة للقيام به سيؤثر على النتائج.
أثناء التحضير، تأكد من أن الوقت المخصص للأنشطة ليس ضيقاً كثيراً، بل أن يكون مرن ويسمح بإدراج اللعب غير المنظم، لأن ذلك قد يؤدي إلى الحصول على معلومات قيمة غير متوقعة. يمكن أن يساعد إعداد صندوق بأدوات مختلفة لإشراك الأطفال في ذلك: الملصقات، والدمى، ومكعبات البناء، والكرات اللينة، إلخ.
إن التنسيق مع الشركاء والجهات المعنية المحلية أمراً ضرورياً لضمان اندماج الجميع والتواصل الشفاف أثناء تنظيم لقاءات المجتمع. كما أن تخصيص الوقت للتحضير للأنشطة المجتمعية هو أمر بالغ الأهمية. ويشمل اتخاذ قرار بشأن:
عدد المشاركين، على سبيل المثال مجموعات صغيرة أو كبيرة
- خلفيات المشاركين، على سبيل المثال العمر والجنس والجنسية والعرق / الإثنية، وما إلى ذلك (لضمان التمثيل العادل) ؛
- إستراتيجية الوصول، على سبيل المثال: الوصول إلى الأشخاص من خلال زيارة المنازل أو قاعدة البيانات الموجودة، وما إلى ذلك؛
- موقع النشاط.
- الجدول الزمني؛
- اختيار الميسرين و
- الأدوات التي ستُستخدم بنا ًء على أهداف المداخلة والمشاركين.
يعد اختيار مكان إجراء أنشطة التصميم التشاركية مع الأطفال أمراً مهماً للغاية لضمان شعور الأطفال بالراحة في التحدث ومشاركة آرائهم. ويجب أن يكون الموقع مألوفاً لهم، ويمكنهم الوصول إليه، وملائماً للأطفال، وآمناً، ومرحباً بهم، ووسائل الراحة متاحة فيه (الماء والحمام). مثلاً الصفوف المدرسية، أو الباحة، أو النوادي الاجتماعية، أو المساحات العامة، أو المراكز الاجتماعية، أو موقع المداخلة عند الإمكان. تعتبر سلامة الأطفال ذات أهمية قصوى، ويجب حضور شخصاً يعرفه الأطفال أثناء هذه العملية.
ولضمان سلامة الأطفال في الأنشطة التي تنطوي على تواجدهم في الموقع، يجب تجهيز الأطفال بسترات وأدوات عالية الوضوح، ويجب على الميسر إجراء جلسة تعريفية مسبقاً تتضمن معلومات حول قواعد السلوك أثناء التواجد في الموقع.
