Entre las buenas prácticas está proceder, tan pronto como se involucren los actores clave en una idea inicial, a la redacción de un documento para aclarar los objetivos de la colaboración entre las partes y sus respectivos roles. Esto ayuda a generar claridad de intenciones y es de especial utilidad cuando los actores no han trabajado juntos con anterioridad. Dicho documento puede hacer referencia explícita a la elección de un enfoque que apunta a la participación infantil. Un documento escrito también ayuda al proceso a sobrevivir a los cambios de personal, en el caso de organizaciones con una alta tasa de rotación.
Si el proyecto aún no está definido y no se puede firmar un contrato, dicho documento puede adoptar diferentes formas, según el contexto. Por ejemplo, puede tratarse de una carta de intención o un memorando de entendimiento (MdE) o, en ciertos casos, un correo electrónico detallado bastaría. Dicho documento inicial puede ser sustituido por un contrato más exhaustivo más adelante, en especial una vez que se tenga asegurada la financiación.
Una forma eficaz de generar objetivos compartidos y establecer roles es realizar una sesión de taller con los actores clave.
Un MdE podría estar compuesto de los siguientes elementos:
- Partes
- Descripción de los socios
- Fundamentos de la asociación
- Responsabilidades del socio 1
- Responsabilidades del socio 2 (+)
- Duración
- Gestiónfinanciera
- Otras disposiciones (p. ej., política de protección infantil)
- Datos de contacto de la persona de referencia para ambas partes
- Fecha, lugar y firma
- Anexos
